آیا می خواهید یک جلسه دیگر در اتاق کنفرانس خود برگزار کنید؟ صبرکنید، شاید این بار نیازی نباشد که پیش از برگزاری جلسه استرس داشته باشید.
در سایت Meeting.com مطرح شده که ۱۱ میلیون جلسه هر روز در آمریکا برگزار می شود و میانگین جلسات برگزار شده در آمریکا طی یک ماه حدود ۸۱٫۸ جلسه است. البته این آمار از لحاظ ریاضی بسیار بالاست اما این دو عدد به خودی خود نشان می دهد که نحوه برگزاری جلسات در اعتبار هر شرکت و سازمانی از اهمیت بالایی برخودار است. به همین علت است که تکنولوژی جدید نه تنها برگزاری جلسات را قابل تحمل تر کرده بلکه موجب بازدهی و کارایی بیشتر آنها نیز می شود.
تحقیقات ارائه شده توسط انجمن بین المللی مرکز کنفرانس (IACC) نشان می دهد که روند برگزاری جلسات در اتاق های کنفرانس به سمت فضاهای منحصربفردتر و انعطاف پذیرتر پیش می رود که پذیرای تنوع و مهارت بیشتری نسبت به جلساتی است که شما صرفاً در آن ها یاد می گیرید چطور با چشمان باز بخوابید! طبق نظرسنجی انجام شده در مورد نحوه برگزاری جلسات همانطور که در ادامه مطرح شده، تحولات صنعتی بسیار بزرگی در تکنولوژی اتاق کنفرانس اتفاق افتاده است:
– ۷۵% هماهنگ کنندگان جلسات که به پرسش ها پاسخ داده اند؛ گزارش داده اند که نقش کنونی آن ها نسبت به دو تا ۵ سال گذشته از “ایجاد تجربه” بیشتری برخوردار است.
– بیش از ۷۷% پاسخ دهندگان اذعان داشته اند که دسترسی به تکنولوژی های تعاملی مانند ابزاری برای تشویق مشارکت حضار، پلت فورم های برقراری ارتباط دو جانبه و غیره در حال حاضر نسبت به چند سال قبل از اهمیت بیشتری برخودار شده اند.
– ۴۷% پاسخ ها نشان از اهمیت ایجاد فضای انعطاف پذیر در جلسات نسبت به گذشته دارد.
وایت بردهای تعاملی (تخته هوشمند)
یعنی خداحافظ ماژیک های دردسر ساز ( یا ماژیک هایی که درست هنگام شروع جلسه یادتان می افتاد که خشک شوید.)، یعنی خداحافظ آن سه کلمه ای که اکثر اوقات روی تخته وایت برد دیده می شد: لطفا پاک نکنید! ( پس دلتان را به وایت بردهای قدیمی خوش نکنید!)
حالا با روی کار آمدن برد های هوشمند که مجهز به پنل های مسطح تعاملی هستند می توان جلسات را حتی در فضاهایی غیر از اتاق جلسات انجام داد. علاوه بر این می توان در جلسات هرچیزی را که پیش از این روی وایت بردهای معمولی امکان پذیرنبود؛ مثل: ذخیره سازی تصاویر دیجیتالی و مطالب یا اشتراک گذاری آن ها مدتی پس از برگزاری جلسه ممکن ساخت. از همه مهمتر اینکه، در پایان هر جلسه یک صفحه سفید و تمیز در اختیار شماست بدون اینکه حتی یک کلمه از آنچه که در جلسه قبلی بیان شده در جلسه بعدی مزاحمت ایجاد کند.
یکی از بهترین نمونه های این نوع تجهیز وایت برد تعاملی، اسمارت بردهای iBoard است. صفحه نمایش آن کاربران را قادر می سازد که روی آن طراحی کنند به این ترتیب به جای گذارندن یک جلسه کسل کننده امکان مشارکت تمام حضار در جلسه به راحتی وجود دارد.
شارژر
شارژری را می توان در اختیار حضار قرار داد تا دستگاه های خود را حین برگزاری جلسه شارژ کنند. این دستگاه قابلیت شارژ شدن در طول برگزاری جلسه را دارد. (بنابراین بهانه تمام شدن شارژ دیگر وجود نخواهد داشت.) سرپرست جلسات نیز می تواند تجهیزات خود را در طول جلسه شارژ کند.
تجهیزات سمعی و بصری
این تجهیزات همه چیز از صندلی و پنل های ماژولار گرفته تا تجهیزات حریم شخصی را در برمی گیرد. مارلین زاکفسکی – شریک و مدیر طراحی داخلی high five – می گوید: ” نسل جدید علاقه زیادی به مشارکت دارد و اصلاً منزوی بودن را دوست ندارد. “
ویدئو کنفرانس با کیفیت بسیار بالا
چون شرکت ها هزینه بسیار زیادی را صرف سفرهای تجاری می کنند، کنفرانس ویدئویی گزینه بسیار مناسبی برای آن هاست. از این تکنولوژی به سادگی می توان برای تعاملات رو در رو، به اشتراک گذاری صفحه نمایش، تصویربرداری از جلسه و نمایش برای گروه های بزرگ تر و تبادل فایل استفاده کرد. با استفاده از کامپیوترهای رومیزی امروزه می توان از برنامه هایی نظیر ClickMeeting, Amazon Chime, Cisco WebEx Meeting Center و اسکایپ تجاری به عنوان چند نمونه کاربردی استفاده کرد.
سیستم کنفرانس صوتی
هیچ ویدئو پروژکتور یا صفحه نمایش تعاملی بدون اتصال به یک سیستم صوتی با کیفیت نمی تواند خیلی جذاب باشد. برای اطمینان از اینکه تمام حاضرین در جلسه به وضوح صدای شما را می شنوند و شما نیز به خوبی صدای دیگران را می شنوید، می توانید چند میکروفون، علاوه بر تجهیزات اصلی خریداری کرده و روی هر میز نصب کنید تا با صدای واضح و رسا با تمام حاضرین در جلسه ارتباط برقرار کنید. به عنوان مثال سیستم های کنفرانس TOA یا Restmoment می توانند در شنیدن صدای بلند و رسا طی جلسات یکی از کارامدترین تجهیزات شما در اتاق کنفرانس باشند.
تلفن
درسته، تلفن های با سیم هنوز از رده خارج نشده اند و درصد مصرف آنها بسیار بالاست. افراد زیادی هستند که ترجیح می دهند به جای برقراری ارتباط تصویری به صورت تلفنی در جلسات حضور داشته باشند. بنابراین وجود یک خط تلفن در هر اتاق کنفرانس ضروری است. با اینکه نیازی که از سال ها پیش برای برقراری تماس تلفنی وجود داشت همچنان در اتاق جلسات نیز وجود دارد؛ مانند نیاز به یک ارتباط واضح با چند خط و وجود یک تلفن با بلندگو و همچنین وجود تجهیزاتی مانند هندزفری.
اگر نگاهی به محصولات ارائه شده در سایت مهندسی نوآوران تحقیق بیندازید می بینید که تجهیزات طراحی شده توسط آن ها اصلا شبیه تجهیزاتی که در اتاق کنفرانس های زمان پدربزرگتان مورد استفاده قرار می گرفت؛ نیست.
منبع: وبسایت شرکت مهندسی نوآوران تحقیق
