اکثر سازمان‌ها با «حضور» افراد در یک جلسه مشکل دارند. منظور از حضور، حضور به موقع در جلسه نیست.
این موضوع زمانی مفهوم پیدا می‌کند که یک جلسه شروع می‌شود. در دنیای کنونی با تکنولوژی‌هایی که باعث دگرگونی محیط‌های کاری شده است، اکثر اوقات افراد مشغول کار با لپ‌تاپ و یا چک کردن ایمیل‌هایشان بر روی گوشی‌های تلفن همراه هستند.
آیا این اتفاق در سازمان شما هم رخ داده است؟
در اینجا به یک قاعده بسیار مفید برای برگزاری جلسات با کارایی بالاتر اشاره می‌کنیم:
«زمانی که در یک جلسه شرکت می‌کنید، باید در آن جلسه حضور داشته باشید»
این بدان معنی است که اگر شما در جلسه حاضر شده‌اید، باید در مذاکرات و مباحث مشارکت داشته باشید. اگر می‌خواهید در طول مدت جلسه مشغول انجام کارهای دیگری باشید، نباید در جلسه شرکت کنید.
«برگزاری جلسات هزینه‌بر هستند»
در دنیای امروز اکثر افراد این موضوع را فراموش کرده‌اند که برگزاری جلسات هزینه‌بر هستند.
اگر شما برای بحث در خصوص یک موضوع، جلسه‌ای با مدیران ارشد خود برگزار می‌کنید، در واقع با این کار با استفاده از زمان آن‌ها یک سرمایه‌گذاری پولی انجام داده‌اید.در این زمینه مثال‌های متعددی وجود دارد که در آن‌ها مدیران اجرایی چند ساعت متوالی برای بحث در خصوص یک موضوع ساده در جلساتی شرکت می‌کنند که چند هزار دلار هزینه در بر داشته است. فکر می‌کنید برای دستیابی به یک تصمیم ساده چقدر هزینه کرده‌اید؟
در این خصوص ابزار‌هایی وجود دارد که به شما کمک می‌کند تا متوجه شوید که هزینه برگزاری جلسه چقدر بوده است.
آیا در جلسه حضور دارید یا خیر؟
تصمیم بگیرید. یا می‌خواهید در جلسه حاضر شوید و در مذاکرات مشارکت داشته باشید و یا اینکه نمی‌خواهید این کار را انجام دهید.
مواردی مشاهده شده است که افراد در طول جلسه با دفتر خود تماس گرفته و از این طریق کاری را انجام داده‌اند. آیا فکر می‌کنید اینگونه افراد شرکت‌کنندگان موثری در جلسه بوده‌اند؟
متاسفانه برخی از سازمان‌ها به شما حق انتخاب برای شرکت کردن یا نکردن در یک جلسه را نمی‌دهند.
در ادامه به چند قانون ساده برای «حضور در جلسه» اشاره می‌کنیم:
- مطمئن شوید که برگزاری جلسه ضرورت داشته است– برگزاری بسیاری از جلسات ضروری نیستند. به جای اینگونه جلسات می‌توان ملاقات‌های یک نفره و یا یک تماس تلفنی برقرار کرد. تنها زمانی جلسه‌ای را برنامه‌ریزی کنید که برای بحث و مذاکره در مورد یک موضوع نیاز به حضور اعضای مختلف تیم‌ها دارید.
- تنها افرادی را دعوت کنید که حضورشان لازم است– رئیس جلسه معمولا افرادی که نیاز به حضور در جلسات را ندارند نیز به جلسه دعوت می‌کند. به نظر این افراد این کار، آن‌ها را مهم جلوه می‌دهد. در صورتی‌که برای تصمیم‌گیری برای یک موضوع تنها به ۳ نفر نیاز داریم چرا باید ۸ نفر در جلسه حاضر باشند؟ افراد اضافی حتی نباید به جلسه دعوت شوند. شما با این کار وقت آن‌ها را به هدر می‌دهید.
- به افراد حق انتخاب برای عدم حضور در جلسه را بدهید– این ایده باعث عصبی شدن تعداد زیادی از مدیران می‌شود. اگر شما این حق را به اعضای تیم بدهید، از اینکه جلسات تا چه اندازه کارا خواهند شد شگفت‌زده می‌شوید. در صورتی‌که افراد احساس کنند که به راحتی می‌توانند در جلساتی که حضورشان در آن ضروری نیست شرکت نکنند، بهره‌وری تیم افزایش خواهد یافت. این کار همچنین به اجرای قانون ۱ نیز کمک می‌کند.
- سر موقع در جلسه حاضر شوید– این یک قانون بدیهی و مسلم است. در این خصوص به افراد تذکر دهید. در برخی از سازمان‌ها این موضوع حتی در صورتجلسات نیز ذکر می‌شود. می‌توانید یک بازه ۱۰ دقیقه‌ای را در نظر بگیرید. در صورتی‌که فردی بیش‌تر از ۱۰ دقیقه تاخیر داشته باشد نمی‌تواند در جلسه حضور یابد. تیم شما چند بار مجبور شده است تا در ۲۵ دقیقه اول مباحث را مجددا از اول مطرح کند؟
- از قبل آمادگی داشته باشید– شرکت در یک جلسه بدون آمادگی قبلی باعث اتلاف وقت سایرین می‌شود. اگر برای بحث در خصوص موضوع مورد نظر آمادگی ندارید باید جلسه را به زمان دیگری موکول کنید. برای مثال در برخی جلسات در خصوص مدارک ۱۰۰ صفحه‌ای که تنها چند دقیقه قبل از برگزاری جلسه در اختیار شرکت‌کنندگان قرار گرفته است، بحث می‌شود. آیا فکر می‌کنید اعضا آن را مطالعه کرده‌اند؟
- از ورود لپ‌تاپ و گوشی‌های هوشمند به جلسه جلوگیری کنید– در چند سال اخیر برخی از سازمان‌ها از به همراه داشتن لپ‌تاپ در جلسات جلوگیری می‌کنند. همچنین می‌توان گوشی‌های هوشمند افراد را قبل از ورود به جلسه از آن‌ها تحویل گرفت. اگرچه به همراه نداشتن لپ‌تاپ و یا تحویل دادن گوشی تلفن همراه برای برخی از افراد بسیار مشکل است اما افرادی که در جلسه شرکت می‌کنند نباید مشغول انجام کار دیگری باشند.
- همه باید مسئولیت‌پذیر باشند– باید برای تمام اعضای حاضر در جلسه، بدون توجه به پُستشان، این امکان وجود داشته باشد تا از منحرف شدن مباحث مورد بحث در جلسه جلوگیری کنند. به عنوان مثال در یک جلسه یک تحلیل‌گر تازه کار به مدیر عامل که در حال چک کردن گوشی تلفن همراهش بود، تذکر داد. افراد باید برای انجام این کار احساس قدرت کنند. در این خصوص باید به شرکت‌کنندگان هشدار داد و از آن‌ها خواست تا از سایرین عذرخواهی کنند.
در جلسه حضور داشته باشید یا اصلا شرکت نکنید
برخی از این قواعد ممکن است خیلی سخت‌گیرانه به نظر برسند. اما اگر از افرادی که در جلسه «حضور» ندارند بخواهید تا اتاق جلسات را ترک کنند و یا اینکه آن‌ها را اصلا به جلسه دعوت نکنید، این کار باعث می‌شود تا اینگونه افراد در خصوص تاثیری که بر روی همکاران و سازمان خود دارند بازنگری کنند.
اعضای تیمتان را تشویق کنید زمانی که در جلسه‌ای حضور دارند در جلسه «حاضر باشند» در غیر این صورت شرکت کردن آن‌ها در جلسه چه لزومی دارد؟
