جلسات حضوری، روشی برای انجام کارهای دشوار
شهریور ۳۱, ۱۳۹۳
نکاتی برای طراحی اتاق کنفرانس
آذر ۱۲, ۱۳۹۳

بالا بردن و ارتقای سطح کیفی مهارت‌های مورد نیاز در ارائه سخنرانی‌های عمومی می‌تواند در شرایط و موقعیت‌های خاص به خوبی مثمرثمر واقع گردد. در ماه جاری توصیه‌ها و پیشنهادهایی در ارتباط با چگونگی اجرای بهتر فرآیند سخنرانی، ارائه ( Presentation ) در برابر جمع کثیری از مخاطبان یا در یک جلسه کنفرانس عمومی ارائه خواهد شد.
اغلب ما می‌دانیم که چطور می‌توان در برابر گروه‌های نسبتا کوچکی از افراد مطلب یا سخنرانی را ارائه کرد. اما زمانی که موضوع ارائه خودمان، ایده‌ها یا کسب‌وکارمان در حضور صدها نفر در یک جلسه کنفرانس مطرح می‌گردد، وحشت بر ما مستولی می‌شود. و این در حالی است که با اختصاص زمان کافی به برنامه‌ریزی در خصوص نحوه بیان و آنچه که قرار است ارائه گردد و با کمی تحقیق و جست‌وجو، می‌توان این اطمینان را حاصل کرد که ارائه مطلب‌مان تحولی بزرگ را رغم خواهد زد.
به محض آنکه تصمیم به ارائه سخنرانی گرفتید، در مورد موضوع آن بیاندیشید. احتمالا موضوعی هست که تا اندازه‌ای در آن تخصص داشته باشید و می‌دانید که باید در مورد آن سخن بگویید. البته باید این موضوع با موضوع کنفرانس هم سازگاری لازم را داشته باشد. فهرستی از مزایای مهم و اساسی که موضوع مورد نظرتان می‌تواند برای مخاطبان به همراه آورد تهیه کنید تا به این طریق بتوانید فکرتان را متمرکز و سازمان‌دهندگان کنفرانس را هم نسبت به مبادرت به برگزاری این رویداد ترغیب کنید.
در مرحله بعد با یافتن پاسخ پرسش‌های مهم تحقیقات مربوطه را انجام دهید. جلسه در چه ساعتی برگزار می‌شود و چه مدت طول خواهد کشید؟ آیا باید اوراق چاپی مربوط به مطلب‌تان را خودتان تهیه کنید یا سازمان‌دهندگان کنفرانس آنها را برای شما تهیه خواهند کرد؟ در چه زمینه‌ای و در چه قالبی باید آنها را ارائه دهید؟ پیش‌بینی می‌کنید چه تعداد افراد در جلسه حضور یابند و این افراد چه کسانی خواهند بود؟ اتاق کنفرانس چطور آماده می‌شود؟ چه زمان می‌توانید به آن دسترسی داشته باشید؟ تجهیزاتی که نیاز دارید برایتان مهیا می‌شود یا باید از تجهیزات خودتان استفاده کنید؟ تجهیزات سالن کنفرانس مانند سیستم های صوتی کنفرانس، دیتا پروژکتورها، پرده نمایش و …. از قبل بررسی شده اند؟ هرچه اطلاعات بیشتری در این خصوص داشته باشید، آمادگی بیشتری پیدا خواهید کرد.
لازم است زمانی را به آماده‌سازی و تمرین سخنرانی اختصاص دهید. اگر حس خوبی ندارید باید زمان کافی برای انجام اصلاحات مورد نیاز و آماده‌سازی بهتر داشته باشید. در این شرایط دیگری نیازی نیست این کار را با عجله یک شب پیش از برگزاری کنفرانس انجام دهید. با فراغ بال اسلایدهای مناسبی که می‌توانند مکمل مطلب‌بان باشند آماده کنید. مطالبی که قرار است آنها را به صورت پرینت ارائه دهید، را آماده کنید و به این ترتیب ارزش حضور در سخنرانی‌تان را برای حضار بالا ببرید.
پیش از آنکه عازم محل برگزاری کنفرانس شوید یک بار دیگر مطمئن شوید که یک نسخه‌ی کپی از مطالب‌تان همراه‌تان است و در صورت بروز هر گونه مشکل در تجهیزات فایل‌ها امن هستند.
پس از ورود به محل برگزاری کنفرانس باید از چیدمان اتاق رضایت کافی داشته باشید و مطمئن باشید که تمام تجهیزات مورد نیاز بخصوص سیستم های کنفرانس تهیه شده‌اند و خوب عمل می‌کنند. سعی کنید درجلسات دیگری از کنفرانس هم حضور یابید تا از تکراری نبودن مطلب‌تان اطمینان حاصل کنید. این عمل در عین حال فرصتی است برای شناخت بیشتر مخاطبان‌تان.
پس از آنکه مطلب سخنرانی‌تان را به بهترین شکل ممکن آماده ساختید، فهرستی از سوال‌هایی که از شما پرسیده شده است را تهیه کنید چرا که این روش می‌تواند ابزاری خوب برای سخنرانی‌های بعدی‌تان باشد. اگر قول برقراری تماس با فردی را داده‌اید تا اطلاعات بیشتری در اختیار او قرار دهید جزییات تماس را دریافت کنید و مطابق آنچه تعهد کرده‌اید رفتار کنید. این عمل شما را از طیف گسترده سخنرانانی متمایز می‌سازد که هیچگاه با افرادی که با آنها دیدار می‌کنند تماسی برقرار نمی‌کنند.
آماده‌سازی یک سخنرانی عالی در کنفرانس نباید کاری ترسناک باشد. از پیش برنامه‌ریزی و تحقیق کنید تا به این ترتیب مطالب‌تان را به بهترین شکل ممکن و با بیشتری سطح تاثیرگذاری ارایه دهید.