نکاتی برای برگزاری یک جلسه خوب
مرداد ۵, ۱۳۹۳
چگونگی برگزاری جلسات مفید و موفقیت‌آمیز
مرداد ۲۰, ۱۳۹۳

با ظهور تکنولوژی جلسات مجازی ، موضوع چگونه شکل دادن رویدادها و جلسات گروهی به طور قابل توجهی پیچیده شده است . جلسات می توانند به صورت کاملا مجازی ، حضوری یا ترکیبی از این دو باشند. شرکت های پیشتاز در حال حاضر از هر سه نوع آن استفاده می کنند. چالشی که طراحان جلسات با آن رو برو هستند تصمیم گیری برای انتخاب موثرترین شکل برای شغل های مهم است. تصمیم گیری در مورد نوع جلسه علاوه بر سلایق شخصی یا شیوه های پرطرفدار رایج به معیارهای علمی و دقیق بودن نیز بستگی دارد.
مقاله حاضر این معیارهای تصمیم گیری  بر مبنای علم را مورد بررسی قرار دارده است تا به مدیران اجرایی برای تعیین اینکه چه زمانی روش حضوری، موثرترین شیوه برای رویدادها و جلسات گروهی بزرگ است ، کمک کند . این تصمیم مهم است چون جلسات حضوری به بزرگ ترین سرمایه از انواع جلسات نیازمند است، بنابراین بیشترین انتظارات برای بازگشتی رو به افزایش در سرمایه گذاری را به همراه دارد .
بیشترین احتمال برای استفاده از روش حضوری به عنوان بهترین شیوه برای سه موقعیت شغلی ذیل می باشد :

۱) جلب توجه کردن به خصوص زمانی که شما می خواهید چیز جدید یا متفاوتی را معرفی کنید.

۲) برانگیختن شرایط احساسی مثبت به عنوان روشی برای تسریع همکاری ، نوآوری و اجرا.

۳) ایجاد شبکه ها و روابط انسانی، تشخیص اینکه اطلاعات به طور فزاینده ای می توانند به صورت مجازی به اشتراک گذاشته شوند در حالی که دارای بیشترین ارزش در روابط و شبکه های مردمی است.

تحقیق ارائه شده در این مقاله روشی تشخیصی برای تعیین اینکه چه زمانی یک سرمایه گذاری در رویدادها و جلسات رو در روی گروهی بزرگ بیشترین تاخیر را خواهد داشت، در اختیار می گذارد.

 ارزیابی فواید روش حضوری
بحران اقتصادی اخیر خیل عظیمی از پرسش ها درباره ممارست های شغلی موثر در خصوص سفرها و جلسات شغلی را به وجود آورده است، با کاهش هزینه های سفر به دلیل اقتصاد و نگرانی ها درباره درک عمومی از هزینه های جمعی (شرکت)، روسای تجاری سعی در تعیین زمان هر سفر شغلی، بدون در نظر گرفتن رویدادها و جلسات گروهی بزرگ دارند که  سرمایه خوبی از منابع و زمان محدودشان را به وجود می آورد.
تکنولوژی های مجازی، انتخاب های موجود برای رویدادها و جلسات گروهی بزرگ را افزایش داده است. هدف ما آسان کردن فرآیند تصمیم گیری به وسیله پیشنهاد مجموعه ای از معیارهای تصمیم گیری برای اینکه چه زمانی یک سرمایه گذاری در رویدادها و جلسات حضوری گروهی بزرگ بیشترین تاثیر را خواهد داشت، می باشد. ما از چندین مطالعه که روی موضوع ROI هزینه های جلسات و سفر متمرکز شده است و به آگاهی روسا از فواید و زیان های جلسات حضوری پرداخته است، با اطلاع هستیم. که در اینجا به ۲ مورد آن اشاره می کنیم:

 – در سال ۲۰۰۹ اقتصاد آمریکا آکسفورد و شرکت های همکارش ، توریسم اکونو سیکل ، مطالعه ای به نام برگشت به سرمایه گذاری (Return on investment of VS Business Travel) را انجام دادند تا تاثیر بالقوه تجارت در کاهش سفرهای شغلی (تجاری ) را کشف کنند. این مطالعه با استفاده از یک مدل اقتصادی به بررسی ۲۰۶ میلیون دلار هزینه صرف شده برای سفرهای شغلی داخلی در سال ۲۰۰۶ پرداخته است. تحقیقات آنها نشان داد که سرمایه گذاری در سفرهای شغلی باعث بازگشت حدود ۱۰ تا ۹۹/۱۴ دلار به ازای هر دلار سرمایه گذاری شده است.

– همچنین در سال ۲۰۰۹ فوربز اینسایت، به بررسی ۷۶۰ مدیر تجاری برای اندازه گیری آگاهی آنها از جلسات مجازی و حضوری پرداخت. این مطالعه نشان داد در حالی که امروزه بسیاری از شرکت ها برای فراهم آوردن یک جانشین برای جلسات حضوری به سمت تکنولوژی تمایل دارند، اکثریت چشم گیری از مدیران، جلسات حضوری را ترجیح می دهند یعنی از هر ۱۰ مدیر بیش از ۸ نفر اعلام کردند تماس های شخصی را به مجازی ترجیح می دهند. از مدیرانی که جلسات حضوری را ترجیح می دادند پرسیده شد که چرا این نوع جلسات را انتخاب می کنند، متداولترین پاسخ های داده شده شامل ساختمان های قوی تر، روابط شغلی مفید (۸۵%)، توانایی خواندن زبان بدن و حالت های صورت (۷۷%) و تعاملات اجتماعی و توانایی متعهد شدن به همکاران و مشتریان (۷۵%) بود .
در حالیکه این مطالعات، شرایط وسیعی را برای جلسات حضوری و سفرها فراهم می آورند، هدف ما در این مقاله محدود کردن دامنه تحقیق
به تمرکز روی چارچوب تصمیم گیری راهبردی برای رویدادها و جلسات گروهی بزرگ می باشد. نتایج شغلی مهم جلسات گروهی بزرگ، صف  بستن افراد در اطراف پیام ها و مسیرهای مهم به اشتراک گذاشتن اطلاعات و دانش مسیر ساختن همکاری و ابداع و بنا نهادن شرایط و رشد هوشمندانه را شامل می شود.
روش های حضوری و مجازی، هر دو نقشی را در استراتژی رویدادها و جلسات گروهی بزرگ بر عهده دارند. ما می دانیم که جلسات مجازی می توانند روش قدرتمندی برای به  اشتراک گذاشتن اطلاعات و دانش باشند، در حالیکه شامل هزینه ها و کاهش جاپای کربنی (carbon footprint) است. چون ما مطالعات خیلی کمی را مشاهده نموده ایم که جلسات حضوری را مورد بررسی قرار داده باشند، تصمیم بر آن شد که مهم ترین همکاری ها که می توانیم داشته باشیم در زمینه بهبود معیارهای تصمیم گیری بر اساس علمی برای زمانی بود که برگزاری جلسه حضوری بهترین وسیله برای دستیابی به نتایج شغلی می باشد. ما تصمیم گرفتیم که در این مقاله به آن بپردازیم چون جلسات حضوری گروهی بزرگ به عظیم ترین سرمایه گذاری و به همان نسبت بیشترین انتظارات برای یک بازگشت در این سرمایه گذاری را نیاز دارد. رویکرد ما در آشکارسازی معیارهای تصمیم گیری برای جلسات حضوری، برای ارزیابی پویایی انسانها بود که تواناترین عنصر در جلسات حضوری است.
تحقیق ما با این پرسش آغاز می شود “چه زمانی رویدادها و جلسات حضوری گروهی بزرگ بهترین انتخاب برای دستیابی به اهداف بین فردی و شغلی هستند؟”

 دانش انسانی از Face – to – Face
ما مطالعات علمی اعصاب و روان شناختی اجتماعی که توانست فواید تازه ای از تعاملات حضوری را آشکار سازد که این تعاملات یا توافق شده اند یا امکان اتمام آنها به دلیل حضور نداشتن  افراد وجود نداشته است، را جمع آوری کرده ایم. ما تعداد بسیار زیادی از این مطالعات را به پنج اصل مهم محدود کردیم: توجه، بازتاب، انتقال احساسی، یکدلی و اعتماد، و شبکه های اجتماعی. ما چنین سوالی را از زاویه دیگری با کاوش در میان اطلاعات و تجربیات شرکت سفری مارتیز مورد پرسش قرار دادیم. ما در صدد بودیم تا پاسخ مشتریان و شرکای شرکت مان درباره این سوال که ” چرا و چه زمانی جلسات حضوری بهترین روش برای انجام هستند ؟” را بدانیم. ما لابراتواری برای کاوش راه اندازی کردیم که در آن بتوانیم به تفاسیری بر اساس اطلاعات علمی، بازخورد مشتریان، شرکای شرکت مان و تجربیات شخصی مان از جلسات حضوری دست پیدا کنیم.

بر اساس این تحقیق ما سه فاکتور شغلی برای جلسات حضوری را پیشنهاد می کنیم :

 ۱) جلب کردن توجه: توجه کامل افراد برای زمانی که موضوع جدید یا متفاوتی را مطرح می کنند، موردنیاز است. مثلا زمانی که می خواهید روابط، شیوه، روش یا محصول جدید یا متفاوتی را معرفی کنید، جلسه حضوری بهترین روش است.

۲) شرایط احساسی مثبت: هرگز قدرت القا کردن و شرایط احساسی مثبت را به عنوان یک واقعیت رایج در تجارت دست کم نگیرید. زمانی که می خواهید انرژی دهید و حسی را القا کنید، حضوری بهترین روش است.

۳) ساختن روابط و شبکه های انسانی: اطلاعات و منابع تنها چیزهایی نیستند که برای انجام یک کار، مورد نیاز هستند. در حال حاضر به طور فزاینده ای اطلاعات تبادل می شوند در حالیکه ارزش های بسیاری در روابط و شبکه های انسانی وجود دارد. برگزاری جلسه رو در رو، بهترین روش برای نیرومند ساختن روابط و شبکه های انسانی است.

جلب کردن توجه
در جلسات مجازی ارسال اطلاعات شرکت تراول مارتیز، شاهد موضوعی مکرر از تمامی شرکت کنندگان در تحقیق که تجربه جلسات مجازی شان را مورد ارزیابی قرار داده اند ، هستم . شرکت کنندگان اظهار داشتند که وسوسه شدیدی به انجام چند عملکرد با هم، در طول جلسات مجازی باعث بر هم زدن تمرکز آنها شده و بر روی دستیابی به اهداف تاثیر گذاشته است. اگرچه زمانی که هدف به اشتراک گذاشتن اطلاعات برای افرادی است که ممکن است در آینده به آن ها رجوع کنند، اهمیت پیدا می کند که هدف معرفی چیزهای جدید، خواه یادگیری جدید و یا سری جدیدی از اولویت های مورد نیاز برای تغییر روش یا عمل می باشد.
ما پیشنهاد می کنیم که جلسه حضوری زمانی مفید است که شما می خواهید تمرکز و توجه کامل حضار را به خود جلب کنید تا آنها چیزهایی را یاد بگیرند و یا کاری را متفاوت انجام دهند. البته جلب کردن تمرکز و توجه کامل، کار آسانی نیست. در زمانی که اطلاعات به طور فزاینده ای در حال افزایش سرعت و تکرار آنها در حال کاهش است، توجه انسانها بسیار کم و به راحتی قابل از دست دادن است. در چنین محیطی، کمبود ذهن متمرکز و توجه انسانها، یکی از منحصرترین عوامل در اجرای موثر راهبردهای شغلی است.

Switch tasking
ما نیز باید این باور را از خود دور کنیم که انسانها قادرند که چند عمل را همزمان انجام دهند، عبارتی با عنوان مختصر نویسی که وارد زبان معمول شده است تلاش برای انجام امور به طور همزمان به هر اندازه و سرعتی که ممکن است ( همچنین ترجیحا فراهم آوردن توان از تکنولوژی ها در حد امکان). در حقیقت در بسیاری از بخش ها، ما انجام چند عمل را به طور همزمان به عنوان یک عامل مهم برای سودمندی پذیرفته ایم.

ادامه ی بخش جلب کردن توجه
در واقع توجه، منبعی محدود و منحصر است. زمانی که تلاش داریم تا چندین عمل را به طور همزمان انجام دهیم ، نتیجه آن به طور دقیق تر “switch –tasking” نامیده می شود. چون مغز مجبور است تا بین وظایف مختلف حرکت کند. با وجود قدرت پردازش و پیچیدگی موثر مغز، انجام این عمل (switch) به ظرفیت مغز برای پردازش اطلاعات وابسته است. یعنی اینکه انجام چند عمل به طور همزمان، روند بی فایده ای است که باعث اتلاف انرژی و زمان ارزشمند در طول حرکت ها و تغییرات می شود.
علاوه بر آن، حافظه ها دریافتند که چه زمانی قسمتی از مغز که برای درک و حافظه بلند مدت مناسب نیست، برای انجام چند عمل به طور همزمان استفاده می شود. انسانها کاملا قسمت های متفاوتی از مغزشان را برای یادگیری مورد استفاده قرار می دهند، منظور Hippocampus که به مدخلی به اطلاعات حافظه اتلاق می شود که مسئول فرآیندهای رمزگذاری پیچیده و بازیابی که به تلاش زیاد نیاز دارد ، است که اطلاعات را به سوی حافظه بلند مدت رهنمون می سازد .
Hippocampus نسبت به برهم خوردن تمرکز، حساس است. به راستی انسانها با Hippocampus ناسالم مطمئنا با مشکلاتی در فراگرفتن خاطرات جدید مواجه خواهند شد.
آخرین سطر عبارتست از اینکه یادگیری که در زمان انجام چند کار صورت می گیرد در قیاس نمودن و کاربرد دوباره در امور نمی توانند مورد استفاده قرار بگیرد.
علاوه بر محدودیت هایی که در ظرفیت مغز برای توجه و پردازش اطلاعات وجود دارد، به نظر می رسد که بازدهی مغز برای طولانی ترین مدت طراحی شده است. مغز به شدت روی نقشه ها و اطلاعات ذخیره شده تکیه می کند تا برای تعبیر و فیلتر کردن اطلاعات و موقعیت های جدید از آنها استفاده کند. مادامی که این تمرین به مغز اجازه می دهد تا با تمام منابع محدود به سرعت کار کند، مغز را به سمت وابستگی و تعلق بیشتر به انتظارات و طرحهای همیشگی که ریشه در گذشته دارند، سوق می دهد.
در حقیقت مغز انسان اغلب اطلاعات و تجربیات جدید را طوری تعبیر می کند که مطابق و در تایید انتظارات موجود است. در طول زمان، این پدیده چیزی شبیه به یک خلبان خودکار می شود. ما در میان امور روزمره حرکت می کنیم بدون اینکه مجذوب چیزی شویم که در آن لحظه در حال رخ دادن است. ما اطلاعات جدیدی را که با الگوی گذشته مطابقت ندارد را فیلتر می کنیم.

استفاده نکردن از خلبان خودکار
جلسات شغلی حضوری، روشی برای پیشرفت خلبان خودکار است. محیط جدید، فرصتی را  برای معرفی تجربیات و شرایط جدید برای بیدار کردن مغزمان و گشودن چشم اندازهای جدیدی برای دیدن اشیاء موجود، فراهم می آورد. هرگز قدرت تازگی و چند حسی بودن تجربیات را دست کم نگیرید. تحقیق انجام شده توسط ریچارد مپر، حاکی از آن است که انسانها زمانیکه با اطلاعات در محیط چند حسی درگیر می شوند،  احتمال به خاطر آوردن این اطلاعات برایشان بیشتر بوده (در مقایسه با تجربیات تک حسی) و به طور خلاقانه ای با این راه حل ها همراه می شوند. در حقیقت جان مدینا، بیشتر حس ها را در یک زمان به عنوان سری کاملی از راهبردهای مهم در کتابش به نام ” قواعد مغز : ۱۲ اصل برای باقی ماندن و پیشرفت کردن در کار ، منزل و مدرسه” به کار برده است.
یک مورد در این زمینه Starbucks (بزرگ ترین کافی شاپ زنجیره ای در جهان) است، جایی که Howard Schultz مدیر عامل این شرکت متوجه شد که چقدر جلب کردن تمام توجه مدیرانش در جلسات حضوری اهمیت دارد. در مقاله Harvard Business Review، شولتز بیشترین دوره ی ریاستش را در زمان بازگشت اخیر Starbucks ایفا کرد. در تصمیمی بحث برانگیز، شولتز تصمیم گرفت که هزینه ای را برای ۱۰ هزار نفر از مدیران فروشگاه خود صرف کند که مشخصا با آنها در نیواورلئان (New Orleans) ملاقات کند.
او این کار را به این خاطر انجام داد که می دانست اگر بتواند مدیریت کامل شرکت را با پذیرفتن تغییرات مورد نیاز بهبود ببخشد شرکت در مسیر خوبی حرکت خواهد کرد. در حقیقت، او با شهامت اعلام کرد که اگر او جلسات حضوری را در نیو اورلئان برگزار نمی کرد، هیچ تغییری در Starbucks اتفاق نمی افتاد.
زمانی که شما می خواهید چیز جدید یا متفاوتی را معرفی کنید، جلسات حضوری بهترین خط مشی است. جلسات حضوری ما را به متمرکز کردن توجه بیشتر، یادگیری موثر تر و جذاب تر، تجربه ای جدید و چند حسی که دستیابی به آنها در دنیای مجازی دشوار است ، رهنمون می سازد.

القای شرایط هیجانی مثبت
شاید جذاب ترین مبحث در حمایت از جلسات فردی، توانایی این جلسات در بوجود آوردن احساسات به دلیل یادگیری و همکاری است. این حقیقت را در نظر بگیرید که افرادی که در زمینه ی رسانه های اجتماعی و تکنولوژی های مجازی کار می کنند هنوز در کنفرانس های سالانه ، به صورت حضوری یکدیگر را ملاقات می کنند. اگر ملاقات های فردی کاملا قدیمی و از مد افتاده شوند این کنفرانس های سالانه بی معنا خواهد بود. خواه فستیوال تعاملی sxsw یا کنفرانس مجازی سازی و Expo باشد. هنوز اجتماعات مجازی به صورت حضوری برگزار می شود. کسانی که در این کنفرانس ها حضور می یابند همان افرادی هستند که وسایلی را تولید و توصیه می کنند که به صورت نظری حضور را  کاملا  غیرضروری نشان دهند. مطمئنا موضع مذاکرات و ملاقات هایی که در راهروها انجام می شوند بسیار مفید هستند، اما باید چیزهای جذاب تری در این جلسات وجود داشته باشد چیزهایی که می توانند غیر معقول خوانده شوند، چیزهایی که قابل کپی کردن حتی توسط ویدئو کنفرانس هایی با بالاترین وضوح هم نمی باشند. این عنصر افزوده شده تاثیر قدرتمندی بر مغزمان می گذارد که هنوز تعاملات حضوری اجتماعی و تماس های انسانی را به عنوان یک اصل برای بقا در نظر می گیرد، این عنصر مهم القا (الهام) است.
جلسات حضوری زمانی موثر است که می خواهیم افراد را تحت تاثیر قرار دهیم و با شرایط هیجانی مثبت، نیرو ببخشیم. این شرایط احساسی مثبت همه چیز از قبیل همکاری ، چارچوب روابط ، خلاقیت و اجرا را بهبود می بخشد در حالیکه به نظر می رسد تجارت به خاطر عقلانیت به خودش مباهات می کند، این واقعیت وجود دارد که انسانها می خواهند تحت تاثیر قرار گیرند و تحریک شوند و پاسخ دادن به این احساساتشان بسیار اهمیت دارد. چنانکه یکی از شرکت کنندگان در جلسه ی مجازی اخیر با ناراحتی اعلام  داشت که ” مطمئنا” انسانها به جلسات حضوری در مواقعی که می خواهند شور و اشتیاق را به پیغام اصلی اضافه کنند، نیاز دارند.
شرایط هیجانی هر سطحی از تعاملات، انسان را به داخل سازمانها و اجتماعات نفوذ می دهد. این شرایط هیجانی هر جنبه ای از تجارت، از واقعیت هایی که به اندازه ی تصمیم گیری به هم پیوسته و قابل لمس است و پایین ترین سطوح، تا پویایی سازمانهای وسیع مانند ایده پردازی و خلاقیت ،خوانایی و قابلیت تغییر و سهولت در روندهای یادگیری را تحت تاثیر قرار می دهد. مدیریت احساسات اجتماعی و فردی که شرایط هیجانی یک شرکت را به وجود می آورد، مهم ترین جنبه ی کار علمی موثر است. این مدیریت یک منبع قدرتمند پنهان است که به اندازه ی پول، دانش و یا کارهای فیزیکی، واقعی می باشد. روسای مشاغل، زمانی که نقطه ضعف هیجانات منفی را مدیریت می کنند، به پرورش هیجانات مثبت نیاز دارند.
مشاغل بزرگ این مسئله را مستقیما درک می کنند. در حال حاضر پژوهش هایی برای کمک به روسای مشاغل در مدیریت و درک شرایط هیجانی سازمانشان وجود دارد.

اشاعه ی هیجانات
در این رابطه تاکنون دو حوزه هیجان انگیز از پژوهش ظاهر شده است، یکی از آنها مطالعه ” اشاعه احساسات” است. به اختصار انسانها به سمت بیان و درک هیجانات شبیه و متاثر از احساسات دیگران تمایل دارند. این پژوهش تایید می کند که احساسات، رفتار و حالات از فردی به فرد دیگر منتقل می شود و در این روند نه تنها بر رفتار، اخلاق، تفکرات و احساسات افراد بلکه بر پویایی کل گروه تاثیر می گذارد. به نظر می رسد که انسانها به لحاظ احساسی رفتار متناسبی را از دیگران خصوصا در مورد حالات چهره شان تقلید می کنند. آنها می توانند حالات احساسی کسانی را که دیده اند در محدوده زمانی ثانیه تا هفته را درک و دریافت کنند. در محدوده زمانی ثانیه ها ، انتقال احساسی در بین افراد بیگانه حتی کسانی که تماس های زودگذر داشته اند، صورت می گیرد که با تاثیر لبخند بر رضایت مشتری و انعام دادن قابل استفاده می شود. مطالعات در مورد اشاعه احساسات در دوره ای بلند مدت نشان داده است که دانش آموزانی که به صورت اتفاقی با فرد آرامی هم اتاق شده اند به طور فزاینده ای در طی سه ماه افسرده شده اند.

ادامه مبحث القای شرایط هیجانی مثبت
حوزه جدید دیگری از این مطالعه، تحقیق عصب انعکاسی(Mirrror neuron) است. در سال ۱۹۹۲ گروهی از دانشمندان عصب شناسی به رهبری جیاکومو ریزولتی چیزی را کشف کردند که امروزه “اعصاب انعکاسی” نامیده می شود و به این خاطر به این نام ، نامیده شد که آنها شبیه به مکانیزمی به نظر می رسیدند که انسانها به وسیله ی آن می توانستند انعکاس (آینه) تجربیات یکدیگر باشند. واکنش اعصاب انعکاسی یا “آتش” پاسخ به اشارات و اعمال نمایان و عمدی می باشد. برای مثال در یک مکالمه، زبان اعضای بدن گوینده باعث برانگیختن عصب های انعکاسی مغز شنونده می شوند، همان اعصابی که در مغز گوینده برانگیخته می شوند تا برای بار اول، باعث انجام عملی شوند. به تعبیری، مغز شنونده اعمال مغز فردی که فعالیتی را انجام می دهد، تقلید می کند. مثلا اگر فرد مقابل سرش را بخاراند، مگسی را با مگس کش بزند یا اشک هایش را پاک کند، مغز فرد شنونده فعالیت های عصبی مشابهی را تجربه می کند انگار که خودش آنها را انجام داده است. این تقلید یا انعکاس در پایین تر از سطح هوشیاری و تشخیص صریح اتفاق می افتد. به طور همزمان، اعصاب انعکاسی سیگنال هایی را به مراکز احساسی مغز ارسال می کنند که ما را قادر به احساس هیجانات افراد دیگر می کند، مثلا شادی دیگران را از لبخندشان و ناراحتی آنها را از اخم شان درک می کند که منجر به درک احساس عمیق تری از ارتباط برقرار شده ، می گردد.
در جلسات حضوری گروهی بزرگ، می توانیم فرض کنیم که اشاعه ی هیجانات و عملکرد اعصاب انعکاسی زمانی به صورت خیلی موثرتری به کار   میآیند که ما قادریم همه ی اشکال زبان و ارتباط را تجربه کنیم. زبان بدن، حالات چهره و حالت بدن، همه به کلمات و اشارات زبانی فرد افزوده می شوند که می توانند به صورت تک بعدی در محیط های مجازی باقی بمانند. مدیران مطالعه فوربز اینسایت (Forbes Insight 2009) که در بالا به آن اشاره شد، این موضوع را به صورت شهودی و ذاتی درک کردند و توانایی خواندن زبان بدن و حالات چهره را به عنوان دومین فایده مهم جلسات حضوری ذکر کردند. تحقیقی در حال  انجام  روی نقش و فعالیت اشاعه هیجانات و اعصاب انعکاسی به نظر می رسد که توضیحی علمی در خصوص چرا و چطور درست بودن آن ارائه می دهد.
جلسات گروهی بزرگ علاوه بر اینکه شرایط هیجانی مثبتی را که تاثیری انتقالی در خارج از جلسات را دارد تحکیم می بخشد، وسیله ای قدرتمند برای تحت تاثیر قرار دادن و تحریک انسانها می باشد. منابع بهره برداری نشده ای از شرایط احساسی شرکت برای توجه آگاهانه تر و عظیم تر فراخوانده می شوند. مثلا جلساتی که برای ماموریت های بحرانی ، رویدادهایی که فرهنگ ها را شکل می دهند، می توانند مورد استفاده قرار گیرند نه تنها به مهارت های طراحان جلسات و متخصصین ارتباطات بلکه به نیرو و رهبری کارشناسان منابع انسانی نیازمند است. بسیاری از شرکت ها به صورت استراتژیکی از جلسات حضوری برای به وجود آوردن و پرورش شرایط احساسی مثبت مورد استفاده قرار می گیرند. استراتژی فستیوال سرگرمی دیزنی شامل فستیوال هایی است که در آن حدود ۴۰ هزار نفر دور هم جمع می شوند. این فستیوال ها، آهن ربایی برای انسانها است تا دور هم جمع شوند و دنیای هیجان انگیز دیزنی را با روشی تجربی و به لحاظ احساسی و جذاب را تجربه کنند. همچنین ریچارد برانسون به هیجانات مثبت در گروهش اهمیت می دهد و به شدت باعث پیشرفت گروه به عنوان یک سازمان برای سرگرمی شده است .
لوازم آرایشی مری کی ( Mary Kay )، بر انتقال شور و اشتیاق تمرکز کرده و از  شعرها و مهمانی ها ی بازشناسی و جلسات ملی استفاده می کند که در آنها هیجانات مثبت تعمدا در سرتاسر سازمان به اشتراک گذاشته می شوند. حتی جک ولش( Jack Welch ) که بسیاری او را مدیری با منطقی در سطح بالا قلمداد می کنند، قدرت جلسات را افزایش داده و به طور گسترده ای در فرآیندهای همگانی سازی تغییرات در شرکت جنرال الکتریک مورد استفاده قرار داده است. تاثیر قدرتمند انتقالی احساسات در داخل این شرکت ها برای هرکسی که با کارمندانش در تعامل بوده است، واضح است.

ایجاد شبکه ها و روابط انسانی
برقراری ارتباطات برای انسانها دارای اهمیت است. اخیرا جلسات تخصصی بین المللی (MPI) که یک انجمن ۲۴ هزار نفره جهانی است، تصمیم به ارائه ی مجوزهای دستیابی مجازی گرفته اند تا کسانی که نمی توانند در جلسات سالانه شرکت کنند بتوانند به محتوا و اطلاعات آن دستیابی  پیدا کنند.
این یک نظر خوب بود و افراد برای مجوزهای مجازی خود قرارداد بستند. اما حضور در کنفرانس های MPI کاهش نیافت. همانطور که بروس مک میلان، مدیر عامل انجمن MPI اظهارداشت: حضور افراد در جلسات فقط برای شنیدن صحبت های گوینده در داخل اتاق نیست، ارزش واقعی در چیزی است که بیرون از اتاق اتفاق می افتد.
برقراری ارتباطات و احساس تعلق به یک اجتماع بزرگتر بودن در میان مشاغل به همان نسبت دارای اهمیت است. در حالیکه جلسات مجازی عالی ترین روش برای اهداف به اشتراک گذاری اطلاعات می باشند.
بازبینی بازخورد تجربیات شرکت تراول مارتیز در میان شرکت کنندکان در عبارات ذیل قابل مشاهده است که توسط شرکت کنندگان در جلسات مجازی بیان شده است:

– اطلاعات و منابع، تنها چیزهایی نیستند که شما برای انجام یک کار خوب به آنها نیاز دارید، بلکه شبکه ها و روابط هستند که از بیشترین اهمیت برای انجام امور برخوردارند.

– ما به رویدادهای شخصی حداقل یک بار در سال نیاز داریم، شروعی برای ایجاد روابط بهتر و اشتراک گذاری به وقوع بپیوندد.
جلسات حضوری برای شبکه سازی و ایجاد روابط موثر بسیار با اهمیت است که بعد از آن می تواند با شیوه های همکاری مجازی، تکمیل شود. مدیرانی که توسط Fobs insight مورد بررسی قرار گرفتند به روشنی اهمیت این حوزه کاری انسانها را دریافتند و اظهار داشتند: فرصت برقراری روابط شغلی قوی تر و با معناتر، مهم ترین فایده جلسات حضوری (۸۵%) و تعاملات اجتماعی بیشتر و توانایی متعهد شدن سومین  فایده با اهمیت (۷۵%) این نوع از جلسات می باشند. می خواهیم به این موضوع بپردازیم که چرا برای تسهیل شبکه سازی و ایجاد روابط به جلسات حضوری نیاز است.
ما به طور ذاتی می دانیم که قدرت واقعی سازمانها در هزاران هزار ارتباط و پیوستگی اجتماعی است که اساس اجتماعی سازمانها را بنا می نهند. تبادل اطلاعات، همکاری و روابط بین فردی در جهات فراوانی روی می دهند. کارشناسان حمایت خود را از اینکه موفقیت در برابر بحران های اقتصادی آینده با ظهور هنجارهای جدید، نیازمند تمرکز بر جنبه های غیر رسمی یک سازمان در مکانیزم های طبقه بندی شده قدیمی می باشد، اعلام داشتند. شبکه های صوری، اهرم صوری قدرتمندی است. جلسات حضوری، بهترین محیط برای انجام روند بی نظم شبکه سازی، دوباره ارتباط برقرار کردن، داستان گویی  و ایجاد روابط فراهم می آورد. تبادل غیررسمی(صوری) عقاید، برخورد با دوستان قدیمی و باز کردن سر صحبت با کسانی که تا به حال  هرگز با آنها ملاقات نداشته اید و معرفی شدن به عنوان همکار به کسانی که باید با آنها ملاقات داشته باشید و…. تمام اینها به تمام مکالمات روزمره تان انرژی می دهند فقط این انرژی ها نمی توانند به صورت مجازی، عینا بازسازی شوند. همانطور که یکی از شرکت کنندگان جلسات مجازی به صراحت اعلام داشت: تمامی تسهیلات مجازی، تعاملات را بهبود بخشیده و به پیشرفت گروه های مجازی در سرتاسر کشورها کمک می کند،BUT نمی تواند جایگزینی برای تعاملات زنده انسانها باشد.

 غریزه تقلید
معما و پیچیدگی ایجاد روابط انسانی قابل توجه است اگر چه علم می تواند چیزهای تازه ای را درباره اینکه  چه چیزی در جلسات حضوری اتفاق می افتد که به صورت مجازی قابل بازسازی نیستند، برایمان روشن می سازد. افزودن تمایل انسانها به تقلید و پیروی از چهره، بیان، قیافه و حرکات دیگران، همگرایی احساسی و شناختی به صورت درونی در سطح اعصاب انعکاسی، قوی و عمیق تر می شود. به نظر می رسد که این غریزه تقلید، دری به سوی سطح عمیق تری از همگرایی، احساس و تعهد در بین افراد می گشاید.

 ادامه مبحث ایجاد روابط و شبکه های انسانی
علاوه بر کمک به توسعه تعهدات قوی تر و روابط قدرتمندتر با دیگران، طبق پژوهش های کارترند و بارق (Chartrand&Bargh)، به نظر می رسد که تمایل انسانها به تقلید از اشارات غیر کلامی و خارجی، باعث افزایش احتمال دوست داشتن دو نفر می شود. به عبارت خیلی ساده تری، زمانی که کسی از ما تقلید می کند، او را بیشتر دوست داریم. این یافته با اصل عقلانیت دنیای کار و تجارت ناسازگاری دارد. جایی که ما بیشتر تمایل به شنیدن این عبارت داریم که: لازم نیست که یکدیگر را دوست داشته باشید بلکه فقط باید با یکدیگر کار کنید. موضوع دوست داشتن متقابل افراد، زیاد مورد بحث قرار نگرفته است. چالشهای جلسات که در دنیای امروز شرکتها با آنها روبرو می شوند به درک  وسیعتری از پویایی انسانها نیازمند خواهد بود. این تحقیق بیشتر در مورد ارزش روابط دوستانه و رفاقت برای ایجاد تعهد منتشر شده است. امروزه علم عصب شناسی به ما کمک می کند تا متوجه شویم که چرا جلسات شغلی بسیار مهم هستند و این جلسات امکان بهبود روابط دوستانه را فراهم می آورد.
جلسات حضوری، تمام این تقلیدهای خارجی و تاثیرشان بر ایجاد روابط قوی تر به عنوان تعاملات فردی، نه تنها در بین تعاملات متمرکز و ارائه ها بلکه در طول همه فعالیتهای محدود وجود دارند. همانطور که روابط و شبکه ها قویتر می شوند، شرکتها هم شانسی برای حرکت به جلو در جهت دستیابی به اهداف به اشتراک گذارده شده به دست می آورد. چون هنگامی که روابط در انسانها متشنج است یا اصلا وجود ندارد، احتمال بیشتری برای دیدن تفاوتهایشان وجود دارد. انسانها در روابط بزرگتر، از احتمال بیشتری برای دیدن و به اشتراک گذاشتن آنچه که به طور معمول دارند، برخوردار خواهند بود.

 سرمایه اجتماعی (social capital)
این روابط و شبکه ها به سرمایه اجتماعی یک سازمان تبدیل می شوند. تنها به عنوان مفاهیم به اثبات رسیده ای چون سرمایه فیزیکی و سرمایه انسانی به جنبه هایی از یک سازمان منسوب می شود که فعالیت های تولیدی را تسهیل می کند، مفهوم سرمایه اجتماعی ارزش روابط انسانی، اجتماعات و شبکه های اجتماعی داخل یک سازمان را تسخیر می کند. این همان کیفیت روابط بین فردی در یک سازمان است که انعطاف پذیری اجتماعی، چالاکی و اراده را برای موفق شدن به همراه دارد که برای موفقیت در تجارت بسیار ضروری است.

  نمایش ۱- اهداف استراتژیک جلسات حضوری

مشاغل بزرگ نیاز دارند به…

مثالهایی از نیازهای خاص

جلب کردن توجه برای تغییر

– معرفی استراتژیکی جدید برای سازمان

– عرضه محصول یا مجموعه ای از محصولات جدید

–  ترکیب یک فرهنگ و ایجاد یک فرهنگ جدید

– تجدید و نوسازی توجه و تمرکز روی استراتژی موجود

القای شرایط هیجانی مثبت

– جلسات سالانه و نیم ساله برای انرژی بخشیدن به افرادی که پیرامون اهداف، ارزشها و اولویتهای شرکت هستند

– وقایع الهام بخش برای ساختن اجتماع و پیوستگی در جهت اهداف و علایق به اشتراک گذاشته شده

– بازشناسی رویدادها برای تجلیل کردن از بهترین عملکردهای تیمی و انفرادی

– جشن هایی که به بهترین مراحل زندگی توجه دارند

ایجاد روابط و شبکه های انسانی

– جلسات سالانه یا نیم سالانه برای برقراری پیوستگی فرهنگی و ایجاد روابط

– پراکنده کردن نیروهای کار، برقراری نظم در جلسات حضوری برای جلب اعتماد و روابط کاری موثر

– کنفرانس های گروه های حرفه ای، شاغل و کاربر

– تبادل دانش پویا و اوج بدعت و نوآوری

ادامه مبحث ایجاد روابط و شبکه های انسانی
سه نیاز شغلی که به خوبی توسط جلسات حضوری بزرگ پاسخ داده شده اند، می توانند با مثالهایی خاصی، آن طور که در جدول نشان داده شده است، تفسیر شوند. به طور خاص، یک جلسه حضوری گروهی بزرگ چند نیاز را در مدت یک رویداد نشان میدهد. گاهی برای یک موقعیت کاری از یک جلسه حضوری گروهی بزرگ استفاده می شود تا برای جلب کردن توجه مورد نیاز برای یک تغییر از آن استفاده شود. اغلب این جلسات باید قسمتی از نظمی خاص از اجتماعاتی باشد که اینچنین می تواند اطلاعات به اشتراک گذاشته شده را از طریق  رسانه های مجازی به هم پیوند بزند که از طریق برگزاری اجتماعات حضوری بزرگی که انسانها را قادر به برقراری ارتباط با یکدیگر، سازمانها و یا اجتماعات می سازد به این صورت که حس هویت اجتماعی و تعهد انرژی بخشی را برای به اشتراک گذاشتن اهداف و مقاصد،کم کم به آن تزریق می کند. این واقعیت های نامحسوس راه خیلی طویلی را برای رسیدن به موفقیت شغلی و فرهنگی طی می کنند.

نتیجه گیری
ما از طریق تحقیقاتی که شرکت آمریکایی Oxford Economics و  Forbes Insightدر سال ۲۰۰۹ انجام دادند پی بردیم که ROI خیلی خوبی در جلسات حضوری وجود دارد و مدیران آنها را به جلسات مجازی ترجیح می دهند. ما در دوره هایی از کاهش قیمتها و رسیدگی عمومی زیاد، به پژوهش و بررسی پرداختیم. ما در تمرکز بر روی رشد و ابداع حضور داشتیم، جایی که رویدادها و جلسات گروهی بزرگ نقش مهمی را در فراهم کردن شرایط برای رشد و ابداع برعهده دارند. به طور همزمان ما باید به خوبی تشخیص دهیم که چه زمانی رسانه های مختلف باید برای مهمترین ارزش و ROI مورد استفاده قرار بگیرند. سپس ساختن تالگویی از تصمیم گیری بر اساس اطلاعات علمی که بتواند برای تصمیم گیری در زمان استفاده از شیوه های حضوری، مجازی و یا هر دو مورد استفاده قرار گیرد، بسیار اهمیت دارد. این مقاله بر مزایای برجسته جلسات حضوری تمرکز کرده است. اساسا به این خاطر که تعیین کند که آیا ملاقات های فردی جزء بزرگترین سرمایه گذاری ها و بزرگترین انتظارات برای بازگشت به آن سرمایه گذاری به شمار می روند یا نه؟
به طور خلاصه رویدادها و جلسات حضوری گروهی بزرگ بهترین انتخاب برای زمانی است که سازمان یا مشاغل به جلب کردن توجه لازم برای یک استراتژی  رابطه یا محصول متفاوت و جدید نیازمند است. این جلسات بهترین انتخاب برای تحت تاثیر قرار دادن افراد و ایجاد شرایط هیجانی مثبتی که روی تصمیم گیری و عملکرد آن در هر سطحی تاثیر بگذارد، می باشند. این جلسات، بهترین انتخاب برای ایجاد اجتماع و روابط قوی است که اهرمهای غیر صوری قدرتمندی برای موفقیت در بحرانهای اقتصادی بعدی در دنیا می باشند. در پایان جلسه حضوری تنها انتخاب برای تشریفات باز شناسی و تجلیل است که به روح انسان زندگی می بخشد و معیارهای فرهنگی سازمان را شکل می دهد.