پیشرفت علوم انسانی در جلسات حضوری
مرداد ۱۳, ۱۳۹۳
قوانین حضور در جلسه
شهریور ۵, ۱۳۹۳

مقدمه
جلسات حضوری، متداول‌ترین روش گروهی برای تصمیم‌گیری، حل مسائل، آموزش افراد و طرح‌ریزی برنامه‌ها و پروژه‌ها هستند. برگزاری یک جلسه می‌تواند باعث دست‌یابی موثر به اهداف شود. با این حال، یک جلسه ناکارآمد خسته‌کننده است و بر روی علاقه و نگرش افراد تاثیر منفی می‌گذارد. این موضوع همچنین جایگاه سازمان را تحت تاثیر قرار داده و ممکن است اقدامات انجام شده برای جذب نیروهای کمکی، شرکا و حامیان مالی را با مشکل مواجه کند.
موفقیت یک جلسه به خودی خود اتفاق نمی‌افتد. طرح‌ریزی مقاصد، تجهیزات مورد نیاز و انتخاب افرادی که حضورشان در جلسه ضرورت دارد، عوامل مهم برای موفقیت یک جلسه هستند. مطالب بیش‌تر منابع در خصوص جلسات تاثیرگذار، درباره جلسات کاری تجاری نوشته شده‌اند. در این رابطه، سازمان‌های غیرانتفایی و سازمان‌های داوطلبانه با یکدیگر تفاوت دارند. مطالب این مقاله به سازمان‌های غیرانتفایی کمک می‌کند تا جلسات تاثیرگذاری را برگزار کنند.

نقش‌های کلیدی افراد
تمام افراد حاضر در جلسه مسئول موفقیت آن جلسه هستند. در این خصوص برخی از افراد نقش کلیدی دارند که عبارتند از:

  • رئیس جلسه وظیفه دارد تا از برگزاری موثر جلسات مطمئن شود. او باید وظایف گروه یعنی اقدامات و تصمیماتی که باید به نتیجه برسند را در نظر داشته باشد. وی همچنین باید وضعیت گروه یعنی روابط و هماهنگی آن‌ها را درنظر داشته باشد. این دو موضوع برای موفقیت سازمان دارای اهمیت است. رئیس جلسه وظیفه برنامه‌ریزی، آماده‌سازی و ارزیابی جلسه را نیز بر عهده دارد. وی همچنین وظیفه دارد تا جلسه تا در زمان مقرر شروع و به پایان برساند و مشارکت افراد را در بحث‌ها و تصمیم‌گیری‌ها جلب کند.
  • رؤسای کمیته‌ها وظیفه دارند تا در خصوص مسائل مورد نظر تحقیق کرده و گزینه‌ها و توصیه‌های خود را برای تصمیم‌گیری، در جلسه مطرح کنند.
  • اعضا باید از قبل برای شرکت در جلسه آمادگی داشته باشند، سر موقع در جلسه حضور پیدا کنند، مباحث خود را بر روی موضوع مورد بحث متمرکز و در تصمیم‌گیری‌ها شرکت کنند. موضوعات جانبی باید به انتهای جلسه موکول شود زیرا ممکن است باعث ایجاد اختلال در روند جلسه شوند.
  • با استفاده از سیستم های کنفرانس صوتی امکان مشارکت تمام افراد حاضر در جلسه، ثبت تصمیمات اتخاذ شده و موضوعات بحث وجود دارد.

 اقداماتی که قبل از برگزاری جلسه باید انجام داد
هدف از برگزاری جلسه را مشخص کنید. داشتن یک هدف مشخص لازمه تشکیل هر جلسه‌ای است. اگر هدف مشخصی نداشته باشید، برگزاری جلسات دوره‌ای ضرورتی ندارد. قبل از برگزاری جلسه باید به این نتیجه برسید که این کار موثرترین روش برای به اشتراک‌گذاری اطلاعات است. سازمان باید از زمان افراد، بهترین بهره را ببرد.

  • دستور کار جلسه را مشخص کنید. دستور کار، مباحثی که در جلسه مورد بحث و بررسی قرار خواهند گرفت را به صورت گام به گام مشخص می‌کند. رئیس جلسه باید با مشورت منشی، لیست مسئول امور مالی و رؤسای کمیته‌ها، دستور کار، مسائل و منابع مربوط به جلسه را تهیه کند. وی در این رابطه باید از اختصاص زمان کافی در ابتدای جلسه، برای بحث درباره موارد حساس، اطمینان حاصل کند.
  • دستور کار و اطلاعات مورد نیاز را قبل از برگزاری جلسه برای اعضا ارسال کنید. این کار علاوه بر یادآوری جلسه و جلوگیری از فراموش شدن موارد مهم، به آن‌ها کمک می‌کند تا بر روی موضوعات مورد بحث متمرکز شوند و برای این کار آمادگی داشته باشند.
  • تمام گزارش‌ها و اطلاعات باید در دسترس باشند. مطمئن شوید که افراد دعوت شده و یا فرد جاگزین آن‌ها، برای ارائه گزارش در جلسه حاضر می‌شوند.
  • به تمام افرادی که باید در خصوص برگزاری جلسه آگاهی داشته باشند اطلاع‌رسانی کنید. این کار برای اطمینان از حضور افرادی که باید در جلسه شرکت کنند لازم است.

آماده‌سازی مکان برگزاری جلسه
درصورت عدم توجه به وضعیت مکان برگزاری جلسه، تمام برنامه‌ریزی‌های شما برای برگزاری جلسه بی‌نتیجه خواهد بود. توجه به موارد زیر می‌تواند باعث ایجاد انگیزه در شرکت‌کنندگان شود:

  • اندازه سالن کنفرانس. تعداد افراد شرکت‌کننده در جلسه چند نفر است؟ سالن بیش از حد بزرگ باعث ایجاد حس انزوا و کوچک بودن بیش از حد آن باعث ایجاد حس محصور بودن در افراد می‌شود.
  • چیدمان صندلی‌ها. چیدمان به نوع جلسه بستگی دارد.
  • مدل کلاس و یا سالن تئاتر (قرار دادن صندلی‌ها به صورت ردیفی). این روش برای جلسات بزرگ با تعداد محدود سخنران مناسب است. اگرچه این نوع چیدمان امکان تعامل افراد با یکدیگر را محدود می‌کند، اما به آن‌ها کمک می‌کند تا بتوانند بر روی صحبت‌های سخنران تمرکز بیش‌تری داشته باشند.
  • استفاده از میزهای مخصوص اتاق جلسات، باعث محدود شدن تعداد شرکت‌کنندگان می‌شود.
  • قرار دادن میزها و صندلی‌ها به فرم دایره‌ای، یو (U) و یا مربع شکل باعث افزایش امکان تعامل می‌شود زیرا در این حالت افراد قادر به دیدن همدیگر هستند و علاوه بر آن رئیس جلسه نیز در میان اعضای گروه است.
  • برای استفاده بهینه از جلسه، از قبل چیدمان صندلی‌ها را آماده و همچنین تعدادی صندلی اضافه نیز پیش‌بینی کنید.
  • قبل از شروع جلسه حتما از مجهز بودن سالن کنفرانس به سیستم های کنفرانس، صفحات نمایش و دیتاپروژکتور سقفی اطمینان حاصل نمایید.

آیا شرکت‌کنندگان یکدیگر را می‌شناسند؟ استفاده از برچسب‌ها و یا کارت‌های رومیزی حاوی اسامی افراد می‌تواند به کسانی که در به یادآوری اسامی دچار مشکل می‌شوند کمک کند. همچنین «میزبان» خطاب کردن افرادی که میهمان جلسه هستند باعث می‌شود تا آن‌ها احساس راحتی بیش‌تری داشته باشند و خود را جزئی از گروه بدانند.

  • سایر مواردی که باید در نظر داشته باشید:
  • راه دسترسی به مکان برگزاری جلسه چگونه است؟
  • کلید سالن جلسه در اختیار چه کسی است؟
  • سالن جلسه در کجای ساختمان واقع شده است؟
  • تجهیزات صوتی، دمای اتاق، تهویه، سیستم صوتی- تصویری (شامل کابل‌ها)، نور، محل پارک ماشین و مکان مناسب برای قرار دادن لباس را فراموش نکنید.

کارهایی که باید در هنگام برگزاری جلسه انجام دهید:

  • قواعد جلسه را تعیین کنید. قواعد مربوط به چگونگی رفتار اعضا، باعث برگزاری هرچه موثرتر و کاراتر جلسه می‌شود. این قواعد باید به صورت دوره‌ای توسط شرکت‌کنندگان در جلسه بررسی شوند. برخی از این قوانین شامل موارد زیر هستند:
  • تمام افراد دارای حقوق یکسان هستند و می‌توانند در بحث‌ها شرکت کنند.
  • در تصمیم‌گیری‌ها، نظر اکثریت پذیرفته می‌شود.
  • نظرات اقلیت حاضر در جلسه نیز شنیده خواهد شد.
  • موضوعات به صورت جداگانه مورد بحث و بررسی قرار خواهند گرفت.
  • تصمیم‌گیری‌ها به صورت منصفانه و بی‌طرفانه انجام خواهد شد.
  • جلسه را در زمان تعیین شده شروع و تمام کنید. افرادی که سعی می‌کنند زمان‌بندی جلسه را رعایت کنند را جریمه نکنید.
  • حس همکاری میان افراد را با یک کار و یا صحبت دوستانه و غیررسمی ایجاد کنید. زمانی که افراد دور هم جمع می‌شوند باید تفکر گروهی داشته باشند و از رفتار کردن به عنوان یک فرد مستقل پرهیز کنند. استفاده از یک کار و یا صحبت برای ایجاد این فضا، می‌تواند باعث شکل‌گیری تیم شود.
  • افراد را به یکدیگر معرفی کنید. به شرکت‌کنندگان خوشامد بگویید. مطمئن شوید که تمام اعضا به ویژه افرادی که برای اولین بار در جلسه شرکت کرده‌اند همدیگر را می‌شناسند.
  • هدف برگزاری جلسه و زمان اختصاص یافته به هر یک از مباحث را بیان کنید. بهتر است دستور کار جلسه و برخی نکات را بر روی یک پرده نمایش بنویسید. این کار به اعضا کمک می‌کند تا مباحث را به راحتی دنبال کنند.
  • لیستی از اسامی افرادی که می‌خواهند نظراتشان را بیان کنند تهیه کنید. مطمئن شوید قبل از اینکه به یک نفر دوبار اجازه صحبت کردن بدهید، به تمام افرادی که قصد اظهار نظر داشته‌اند این فرصت را داده‌اید.
  • افراد را به مشارکت در مباحث تشویق کنید. گاهی اوقات تنها افرادی در بحث‌ها شرکت می‌کنند که می‌توانند به راحتی در مقابل دیگران صحبت می‌کنند و یا علاقه بیش‌تری به موضوع مورد بحث دارند. رئیس جلسه باید مطمئن شود که همه افراد نظرات خود را بیان کرده‌اند. وی باید افرادی که نظرشان را مطرح نکرده‌اند، به مشارکت تشویق کند.
  • بحث‌ها را بر روی موضوع مورد نظر متمرکز کنید. از پیشرفت آهسته مذاکرات، که ممکن است به دلیل اظهار نظراتی که به دستور کار جلسه مربوط نمی‌شود پیش آید، جلوگیری کنید. برخی از این نظرات ممکن است جالب توجه باشند، ولی بحث کردن در مورد آن‌ها باعث کندی کار می‌شود.
  • نظرات مختلف افراد را یادداشت کنید. زمانی که نظرات غیر مرتبط با موضوع مورد بحث مطرح می‌شود، آن‌ها را بر روی یک پرده نمایش یا یک کاغذ یادداشت کنید تا برای همه قابل مشاهده باشد. این کار باعث می‌شود تا شرکت‌کنندگان مطمئن شوند که نظرات آن‌ها فراموش نشده و در زمان مناسب و یا به عنوان دستور کار جلسات بعدی بررسی خواهد شد.
  • در صورتی‌که از مخفف کلمات استفاده می‌کنید مفهوم آن‌ها را بیان کنید. حتما معنی عبارات مخفف و عباراتی که از حروف اول کلمات ساخته شده‌اند را توضیح دهید.
  • به حرکات افراد توجه داشته باشید. این حرکات اطلاعات مهمی از قبیل نیاز برای بحث بیش‌تر در خصوص یک مبحث، درخواست یک فرد برای شرکت در مباحث و یا اعلام رضایت وی از نتیجه مذاکرات را در اختیارتان قرار می‌دهد.
  • نتیجه مذاکرات را بیان کنید. رئیس جلسه وظیفه دارد تا نتیجه مباحث را جمع‌بندی کرده و رای و نظر نهایی شرکت‌کنندگان را بپرسد.
  • وظایف افراد را یادداشت کنید. اقدامات لازم برای انجام یک کار، وظایف افراد و زمان‌های انجام کارها را ثبت کنید. این کار علاوه بر مشخص کردن تصمیمات اتخاذ شده در جلسه، وظایف افراد را نیز به آن‌ها یادآوری می‌کند.

خط مشی‌های تصمیم‌گیری
سازمان‌ها باید برای برگزاری جلسات بی‌طرفانه و دموکراتیک تلاش کنند. در این خصوص خط مشی‌های زیر معمولا مورد استفاده قرار می‌گیرد. اگر جلسه به صورت دموکراتیک برگزار نمی‌شود، بهتر است آن را به صورت رسمی برگزار کنید.

  • روش پارلمانی. این روش یک روش رسمی و تعریف شده است که بیش‌تر مناسب گروه‌های بزرگ می‌باشد. استفاده از قوانین ترتیبی رابرت و یا سایر منابع در خصوص فرایند هدایت جلسات، به سازمان کمک می‌کند تا خواسته‌های اکثریت اعضا را مد نظر قرار دهد.
  • روش اجماع عمومی. این یک روش دیگر برای تصمیم‌گیری است که بیش‌تر مناسب گروه‌های کوچک مانند جلسات هیئت مدیره، کادر اجرایی و یا کمیته‌ها می‌باشد. در این روش، اعضا بر روی یک موضوع به توافق می‌رسند. این روش که در آن افراد به مشارکت در مباحث تشویق می‌شوند، برخلاف روش قبل فاقد قوانین مشخص است. موضوع اتخاذ یک تصمیم با اکثریت آرا در صورتجلسه نیز ذکر می‌شود.

فرایند تصمیم‌گیری
گاهی اوقات در یک جلسه، فردی دیگران را مجبور به تصمیم‌گیری مطابق میل خود می‌کند. در این حالت، یک فرایند ساختار یافته برای بحث در خصوص مطالب، به موثر بودن جلسه و عملکرد تیم کمک می‌کند. در زیر به برخی از این فرایندها که رئیس جلسه و یا افراد می‌توانند از آن‌ها استفاده کنند اشاره شده است.
این فرایندها برای استفاده در گروه‌های کوچک مناسب هستند، اگرچه گروه‌‌های بزرگ‌تر نیز می‌توانند در هنگام بحث به گروه‌های کوچک تقسیم شوند. در این صورت هر گروه می‌تواند از یک فرایند جداگانه استفاده کرده و پس از تصمیم‌گیری، نتیجه را در گروه اصلی مطرح کند. این روش‌ها باعث جلب مشارکت همه افراد می‌شود که در نتیجه آن تاثیر افراد مدعی نیز کاسته خواهد شد. فرایندها و جزئیات بیش‌تر را می‌توان در منابعی که در رابطه با این روش‌‌ها هستند پیدا کرد.

طوفان فکری. این روش باعث ارائه تعداد زیادی ایده در مدت زمان اندک می‌شود. رهبر، مسئله را به طور مشخص مطرح و قوانین را مشخص می‌کند:

  • در مورد نظرات دیگران نباید هیچ‌گونه ارزیابی، انتقاد و بحثی صورت پذیرد.
  • تا زمانی که فردی ایده‌ای دارد باید آن را یادداشت کرد. دراین فرایند تعداد نظرات دارای اهمیت است. هر چه تعداد نظرات بیش‌تر باشد، شانس رسیدن به یک ایده خوب بیش‌تر است.
  • از ایده‌های دیگران استفاده کنید. خلاقیت داشته باشید.
  • همه باید مشارکت داشته باشند.

ایده‌‌ها بر روی یک پرده نمایش بزرگ یادداشت می‌شوند تا برای همه قابل رویت باشند. در ادامه، ایده‌ها پالایش شده و نکات مربوط به آن‌ها مشخص می‌شود. سپس اعضا، چهار یا پنج مورد که دارای اولویت بیش‌تری هستند را برای بحث و بررسی انتخاب می‌کنند.
تحلیل SWOT. این روش به بررسی نقاط قوت، نقاط ضعف (عوامل درونی)، فرصت‌ها و تهدیدهای (عوامل تاثیرگذار خارجی) مربوط به یک موضوع یا موقعیت می‌پردازد. تمام اعضای گروه می‌توانند در بحث مشارکت داشته باشند و یا اینکه هر زیرگروه می‌تواند در باره یک موضوع بحث کرده و گزارش خود را به گروه اصلی ارائه دهند. این تحلیل به گروه کمک می‌کند تا مسیرهای رسیدن به هدف را مشخص کنند.
تحلیل SCORE. این روش نیز مانند روش SWOT با بررسی نقاط قوت، چالش‌ها، فرصت‌ها، ریسک‌ها و موارد مورد انتظار به بررسی مسائل می‌پردازد.
تحلیل TOPS. این تحلیل نیز مانند روش SWOT به بررسی گرایش‌ها، فرصت‌ها، اولویت‌ها و استراتژی‌ها می‌پردازد.
تکینیک‌های اولویت‌بندی. هر شرکت‌کننده به ایده‌ها و راه‌حل‌هایی که بر روی پرده نمایش نوشته شده است فکر می‌کند. افراد حاضر در گروه، با استفاده از این ایده‌ها به توسعه گزینه‌ها و راه‌حل‌های مختلفی می‌پردازند. با استفاده از تکنیک‌های زیر می‌توان به گزینه‌ای که مورد قبول اکثریت باشد رسید:

  • به هر یک از افراد گروه پنج برچسب بدهید و از آن‌ها بخواهید تا آن‌ها در کنار ایده‌هایی که مورد قبول آن‌ها است قرار دهند. آن‌ها می‌توانند پنج ایده مختلف را انتخاب کنند و یا اینکه هر پنج برچسب را در کنار ایده‌ای که بیش‌تر از سایر ایده‌ها قبول دارند قرار دهند. گزینه‌ای که بیش‌ترین تعداد برچسب در کنار آن قرار گرفته است، به عنوان موضوع مورد بحث انتخاب می‌شود.
  • از شرکت‌کنندگان بخواهید تا گزینه‌ها را از ۱ تا ۵ امتیازدهی کنند، به این صورت که امتیاز ۵ برای انتخاب اول، ۴ برای انتخاب دوم و …. در نهایت، گزینه مورد نظر گزینه‌ای است که در مجموع بیش‌ترین امتیاز را کسب کرده باشد.

تحلیل Force Field. این فرایند یک روش گرافیکی است که عوامل ایجاد تغییر و عواملی که از تغییر جلوگیری می‌کنند را مشخص می‌کند.

  • یک خط عمودی میان پرده نمایش رسم کنید. مطالب را به گونه‌ای بنویسید که برای همگی قابل رؤیت باشد. موضوع مورد بررسی را در بالای آن بنویسید.
  • از اعضا بخواهید تا مزایای مربوط به موضوع مورد بررسی را در سمت چپ پرده نمایش و معایب آن را در سمت راست بنویسند.
  • مقایسه مزایا و معایب موضوع مورد بررسی به شرکت‌کنندگان کمک می‌کند تا در خصوص انجام اقدامات لازم تصمیم‌گیری کنند.

نتیجه‌گیری

  • لیست وظایف محوله را دوباره بررسی کنید. این کار باعث می‌شود تا افراد از وظایف خود و زمان‌های انجام یک کار اطلاع پیدا کنند.
  • تاریخ، زمان و مکان جلسه بعد را تعیین کنید.

جلسه را ارزیابی کنید
بعد از اتمام جلسه، بررسی کنید که چه مواردی به خوبی اجرا شده و چه چیزهایی می‌تواند بهبود یابد. همچنین مسائل و مشکلاتی که باید قبل از جلسه بعد رفع شوند را مشخص کنید. برای این کار می‌توانید از افرادی که در آینده می‌خواهند ریاست یک جلسه را بر عهده بگیرند کمک بگیرید. جمع‌بندی و مشورت با شرکت‌کنندگان در خصوص استراتژی‌ها ازاهمیت بسیاری برخوردار است.

از بازخوردهای افراد استفاده کنید. این کار علاوه بر اینکه نشان دهنده این است که شما برای وقت افراد ارزش قائل هستید باعث جلوگیری از تکرار احتمالی رفتارها و گام‌های غیر کارا می‌شود.

برخی از اقدامات برای ارزیابی جلسه شامل موارد زیر است:

  • قبل از اتمام جلسه پاسخ این سوال‌ها را بدهید: «چه چیزهایی به خوبی انجام شد؟». «چه چیزهایی را می‌توان بهبود داد؟».
  • یک نفر را برای بررسی روند جلسه معین کنید و از وی بخواهید تا در انتهای جلسه گزارشی در این خصوص ارائه کند. می‌توانید این کار را در جلسات مختلف به افراد مختلف محول کنید.
  • از افراد شرکت‌کننده در جلسه بخواهید تا فرم‌های مربوط به آمارگیری‌های اینترنتی را تکمیل کرده و در خصوص نتایج آن بحث کنند.

سوالات متداول در خصوص جلسه
چگونه می‌توان افراد را در طول سال از تاریخ و زمان انجام کارها مطلع کرد؟ وجود یک برنامه سالانه شامل تاریخ‌های مهم مربوط به فعالیت‌های سازمان در ماه‌های سال (شامل تاریخ جلسات، فعالیت مورد نیاز برای جذب سرمایه و اقدامات لازم به همراه زمان سرمایه‌گذاری و …) است. این برنامه به همه افراد کمک می‌کند تا در خصوص فعالیت‌های کلیدی اطلاع داشته باشند. این برنامه همچنین یک وسیله مناسب برای جهت‌دهی به افراد تازه وارد است. دستور کارهای سالانه باید در طول سال مرتبا مورد بازبینی قرار گیرند.
چه زمانی باید یک موضوع را برای بررسی به کمیته ارسال کنیم؟ در صورتی‌که تنها تعداد محدودی از افراد به موضوع مورد بحث علاقه داشته باشند و یا در صورتی‌که موضوع مورد نظر نیاز به بررسی بیش‌تر داشته باشد، بهترین کار، ارسال آن موضوع برای کمیته است. در این صورت وظیفه کمیته تشریح موضوع، توسعه گزینه‌های موجود، تحقیق در مورد مزایا و معایب هر گزینه، انتخاب یک یا چند مورد و ارائه توصیه‌ها و پروپزوال برای بررسی در جلسه بعد است.

چگونه اختلاف نظرها را مدیریت کنیم؟

اختلاف نظر که ممکن است درباره هر موضوعی به وجود آید، لزوما جنبه منفی ندارد. این موضوع می‌تواند باعث ایجاد نوآوری و تغییرات مثبت شود. برخی نکات که باید در هنگام بروز اختلاف نظر در نظر داشت عبارتند از:

  • در خصوص بروز اختلاف نظر و دلایل آن هوشیار باشید.
  • برای رفع آن به جای تمرکز بر روی افراد بر روی موضوع تمرکز کنید. از افراد انتقاد نکنید.
  • یک فرایند مشخص را برای بحث کردن در خصوص مسائل، ارائه راه‌حل و رسیدن به یک نتیجه نهایی را برای گروه مشخص کنید.
  • در صورت تشدید اختلاف نظرها، زمانی را برای استراحت اختصاص دهید و هنگام شروع مجدد جلسه، با بررسی مزایا و معایب موضوع مورد اختلاف درباره راه‌حل‌های مربوط به آن بحث کنید.
  • در یک جلسه حساس، می‌توان با کمک گرفتن از یک فرد بی‌طرف، موضوعات مورد اختلاف را حل کرد.

اگر یک جلسه به حد نصاب نرسد چه اتفاقی می‌افتد؟ حد نصاب یعنی حداقل تعداد نفراتی که یک سازمان برای شروع به کار به آن نیاز دارد. این تعداد باید در نظام‌نامه و یا اساسنامه سازمان مشخص شده باشد. برای گروه‌های کوچک، این تعداد معمولا اکثریت اعضا هستند، به عبارت دیگر اگر هئیت مدیره ۱۲ عضو دارد، تعداد لازم برای حد نصاب ۷ نفر خواهد بود. برای گروه‌های بزرگ، این تعداد برابر اکثریت افرادی است که معمولا در جلسات حضور دارند. اگر تعداد افراد شرکت‌کننده در جلسه به حد نصاب نرسد، اعضا بدون اتخاذ هیچگونه تصمیمی، تنها می‌توانند در خصوص مسائل مورد نظر بحث کنند. حد نصاب یک جلسه، باید در ابتدای جلسه مشخص شود و برای تمام جلسات ثابت باشد تا تصمیمات دارای اعتبار باشند.

در صورتی که به حد نصاب نرسیدن، یکی از مشکلات معمول جلسات است، باید دلیل عدم شرکت افراد در جلسه بررسی شود.

  • آیا برگزاری جلسه ضرورت داشته است؟
  • آیا هدف جلسه کاملا مشخص بوده است؟
  • آیا افراد در خصوص موضوع مورد بحث نظری دارند؟
  • آیا به افراد در خصوص برگزاری جلسه اطلاع‌رسانی شده است؟ به ویژه افرادی که در جلسه قبل حضور نداشته‌اند؟
  • آیا زمان برگزاری جلسه با فعالیت‌های دیگر تداخل نداشته است؟
  • آیا بازخوردهای افراد در خصوص کارایی جلسات دریافت و به‌کار گرفته شده است؟

تماس با افراد غایب در جلسه و بررسی دلایل آن‌ها برای این کار، می‌تواند به حل این مشکل کمک کند. زمانی که فردی قادر به شرکت در جلسه نیست، باید این موضوع را از قبل اطلاع دهد تا در صورت نیاز زمان جلسه تغییر داده شود. در صورتی که این مشکل برطرف نشود، باید در خصوص سازمان بررسی بیش‌تری صورت پذیرد.